Dự hội nghị tại điểm cầu thị xã Nghi Sơn có đồng chí Mai Sỹ Lân, Ủy viên Ban Thường vụ Thị ủy, Phó Chủ tịch UBND thị xã; lãnh đạo, cán bộ phòng Nội vụ thị xã. Chánh văn phòng HĐND và UBND, bộ phận Văn thư Lưu trữ của cơ quan UBND thị xã; Trưởng các phòng chuyên môn và các đơn vị sự nghiệp trực thuộc.

Tại hội nghị, lãnh đạo Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã phổ biến tới các đại biểu 5 chuyên đề, gồm: Tăng cường công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị và định hướng trong thời gian tới; thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ của các bộ, ngành, địa phương và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân; nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ giấy; nghiệp vụ số hóa tài liệu lưu trữ giấy. Giải đáp vướng mắc về công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị và tổ chức chính quyền địa phương hai cấp.

Thông qua hội nghị nhằm tăng cường trách nhiệm quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ về văn thư, lưu trữ trên phạm vi toàn quốc trong bối cảnh sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị và tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp. Đồng thời hướng dẫn nghiêp vụ văn thư, lữu trữ và số hóa tài liệu lưu trữ cho đội ngũ cán bộ công chức, viên chức trong khối các cơ quan Chính phủ và chính quyền địa phương,  giải đáp những kiến nghị, khó khăn, vướng mắc về văn thư, lưu trữ và số hóa tài liệu lưu trữ.

Phát biểu kết luận hội nghị tại điểm cầu thị xã, đồng chí Mai Sỹ Lân Ủy viên Ban Thường vụ Thị ủy, Phó chủ tịch UBND thị xã Nghi Sơn nhấn mạnh đến tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và số hóa tài liệu lưu trữ trong tình hình thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị và tổ chức lại đơn vị hành chính. Đồng chí Phó chủ tịch UBND thị xã yêu cầu: Trưởng các phòng ban, cơ quan đơn vị triển khai các văn bản chỉ đạo của UBND thị xã gồm Chỉ thị số 03 ngày 21/4 về Tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo kết luận số 127 trên địa bàn Thị xã Nghi Sơn. Công văn số 1788 ngày 26/4 về việc thực hiện số hóa tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy trên địa bàn thị xã Nghi Sơn. Công văn số 1789 ngày 26/4 về việc hướng dẫn thực hiện thống kê, lập danh mục, đo, đóng gói, niêm phong, bảo quản và giao nộp tài liệu lưu trữ.  

Trưởng các phòng ban chức năng cơ quan UBND thị xã chỉ đạo cán bộ, công chức viên chức rà soát, lập danh mục  đối với tài liệu giấy xong trước ngày 10/5/2025. Thống kê hồ sơ tài liệu lập danh mục xong trước ngày 13/5 và hoàn thành đóng gói trước ngày 20/5. Đối với các đơn vị sự nghiệp thì hoàn thành đóng gói trước ngày 20/5, bố trí lưu trữ tại đơn vị và thực hiện bàn giao cho UBND thị xã. Hồ sơ điện tử giao đồng chí Phó Chánh văn phòng HĐND và UBND hướng dẫn cán bộ công chức trích soát và kiểm tra để bàn giao cho Trung tâm lưu trữ của tỉnh. Đối với nội dung số hóa tài liệu lưu trữ khẩn trương triển khai thực hiện, thu thập dữ liệu xong trước ngày 29/4. Các xã, phường xây dựng kế hoạch số hóa tài liệu một cách chính xác, khoa học. Trưởng các phòng, ban, đội, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND thị xã, Chủ tịch các xã, phường  chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức nghiêm túc thực hiện, trong đó giao phòng Nội vụ chủ trì.